Efektywne planowanie i organizacja czasu pracy
Jeśli na Twoich barkach jest wiele zadań, masz wrażenie, że z niczym się nie wyrabiasz, a do tego o niektórych rzeczach zapominasz, jest jedna rzecz którą musisz wdrożyć – efektywne planowanie. Planowanie i organizacja czasu pozwalają na efektywniejszą pracę z jednego, prostego względu: jeśli dokładnie wiesz, co masz zrobić, koncentrujesz się właśnie na tym.
Dlaczego plan jest tak ważny?
Planowanie to oprawianie przyszłości w ramy teraźniejszości. Gdyby ekipa budowlana nie miała planu domu, mógłby się on różnić od wizji klienta, po zakończeniu prac budowlanych; gdyby firmy produkujące auta, nie dysponowały projektami samochodów, te także mogłyby odbiegać od założeń; gdybyś Ty zaplanował trasę dojazdu do poszczególnych osób w okolicy, zaoszczędziłbyś czas, nerwy i pieniądze.
Zanim pojawi się plan musisz wiedzieć, co będziesz planować i po co, dlatego też wypisz wszystko to, co chcesz zrobić – dziś, jutro, za rok, za 10 lat. Zacznij od skorzystania z technik wyznaczania celów (np. metoda SMART). Jednak sama wiedza, dotycząca kierunku, w którym zmierzasz, nie wystarczy, by tam dotrzeć. Po pytaniu “co”, zadaj pytanie “jak”, czyli stwórz plan działania, tak, by efektywnie realizować zadania.
Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem
Aby całkowicie wykorzystać dany dzień, warto zacząć go już z gotowym planem. Zapisane zadania na kartce pozwalają zaoszczędzić wiele energii ze względu na brak konieczności ciągłego pamiętania o tym, co jest do zrobienia. Zaoszczędzoną energię można wykorzystać do pracy nad konkretnym punktem z listy. Dobrą informację stanowi fakt, że minuta poświęcona na planowanie, pozwala zaoszczędzić aż 10 minut czasu potrzebnego na realizację danego zadania. Przygotowanie listy zadań średnio zajmuje ok. 10-12 minut, co przenosi się na zaoszczędzone dwie godziny w ciągu dnia.
Stosuj zasadę Pareto
Pewien włoski uczony, Vilfredo Pareto, zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. Okazuje się, że ta zasada ma zastosowanie nie tylko w ekonomii. Zazwyczaj wystarczy przyswoić 20% materiału, żeby odpowiedzieć na 80% pytań na egzaminie. Jak to się ma do planowania? Nie musisz robić wszystkiego, by zrealizować swój cel: często 20% pracy będzie miało główny wpływ na 80% Twoich rezultatów.
Ustal priorytety – korzystaj z metody ABCDE
Jest to metoda, pozwalająca określić konsekwencje niezrobienia czegoś; i tak zadania A są konieczne do zrobienia, a niewywiązanie się z nich może nieść poważne konsekwencje; B powinieneś to zrobić, ale gdy nie zrobisz, konsekwencje będą łagodne; C to coś przyjemnego, nie niosącego za sobą żadnych konsekwencji; D to zadania, które możesz delegować, a E – coś, co powinieneś eliminować, by mieć więcej czasu.
Rozróżniaj rzeczy ważne od pilnych
Ważne są te zadania, które zbliżają Cię do realizacji Twoich celów, a pilne to np. wyprowadzenie psa (musisz to zrobić, jednak nie przybliży Cię to w żaden sposób do twoich celów).
Wdrożenie powyższych wskazówek podniesie Twoją wydajność i efektywność w pracy. Jeden warunek – po przeczytaniu, wciel to w życie. Nawet najprostszy plan ma dużo większą wartość, jeśli jest realizowany, niż taki, który jest tylko na papierze. A efektywne planowanie jest warte naprawdę dużo.
